Você cuida dos dados da sua empresa de forma correta? A perda de dados pode ocorrer de várias formas, portanto, é vital que sua empresa esteja preparada para se proteger, adotando uma abordagem adequada. O backup de dados é uma das melhores estratégias que você tem para se recuperar de uma perda acidental ou maliciosa de dados.

O ambiente de negócios digital costuma ser frágil. Não importa o quão bem você protege seus dados, sempre há problemas potenciais esperando para excluí-los ou destruí-los. Proteger seus dados de negócios tem muitos benefícios claros. Você precisa manter seus negócios confidenciais e privados para manter vantagem competitiva. Você precisa gerenciar cuidadosamente as informações dos clientes para cumprir os regulamentos rígidos de privacidade de dados. E é muito provável que você tenha muitas informações essenciais para a gestão de seus negócios. Existem três estratégias principais que qualquer empresa deve considerar, fornecendo proteção adequada contra perda de dados. Cada empresa deve fazer o melhor para se preparar para as ameaças à integridade e segurança dos dados, deve preparar um programa de backup de dados confiável e ter um plano sólido de recuperação de desastres em vigor.

Como os dados podem desaparecer?

Há uma quantidade surpreendente de maneiras de perder dados no local de trabalho. Embora os vírus e malware sejam certamente uma ameaça, muitas vezes existem problemas mais comuns que podem ameaçar a integridade das informações que você armazena.

Erro humano: os funcionários geralmente são os responsáveis pela perda de dados. Você já apagou acidentalmente um arquivo ou substituiu as alterações em um arquivo original? O acúmulos de documentos e até mesmo erros de grafia em nomes de documentos podem ser suficientes para fazer os dados desaparecerem.

Danos no disco rígido: os discos rígidos são onde os dados geralmente são armazenados e são surpreendentemente frágeis. Eles podem ser temperamentais e muitas coisas podem fazer com que parem de trabalhar. Os sistemas internos podem ser sensíveis ao calor, umidade e movimento. Mantenha-os parados e evite deixá-los cair. Os discos rígidos devem ser bem ventilados para mantê-los frios e a poeira deve ser removida regularmente do funcionamento interno. Os discos rígidos também podem se desgastar com o tempo, portanto, certifique-se de que haja manutenção regular e programação de substituição.

Vírus e malware: podem ter várias formas. O ransomware retém os dados e às vezes é melhor destruir o HD infectado em vez de negociar o valor cobrado pelo bandido. O malware malicioso pode excluir dados ou roubá-los.

Queda de energia: pode acontecer repentinamente e sem aviso prévio. Se os computadores estiverem no meio de um processo, ele não será concluído, o que pode causar danos ao software e ao hardware. Você pode perder dados não salvos e esperar que os arquivos abertos sejam corrompidos. Se a energia for desligada no exato momento errado, um computador pode se tornar inviável.

Danos líquidos: uma ameaça muito comum aos computadores e aos dados internos. Derramar café em um notebook pode destruir o interior, pois é muito ácido, e danos causados pela água podem causar curtos-circuitos. Dispositivos móveis cair em pias e vasos sanitários também não é algo inédito. Mantenha todos os dispositivos eletrônicos em caixas resistentes ou à prova d’água para protegê-los sempre que possível e reduzir a proximidade do café e outras bebidas com os computadores de mesa.

Roubo de computador: literalmente o roubo de toda a máquina e de todos os dados nela contidos. É mais provável que aconteça com notebooks e dispositivos móveis. Estes são fáceis de esquecer em cafés, restaurantes de aeroportos e táxis. Freqüentemente, os roubos são oportunistas, mas também podem ser direcionados. Escritórios podem ser invadidos e ter hardware roubado. A restauração remota para o padrão ou limpeza de dados pode ser a única maneira de proteger dados isolados em um dispositivo roubado, mas também senhas e outras informações de segurança que podem ser usadas para violar a rede maior.

Desastre: muitas vezes são imprevisíveis. Um incêndio em um prédio, inundação ou condições climáticas catastróficas podem comprometer os dados rapidamente. Se houver um aviso para se preparar (como frequentemente no caso de inundação), tome medidas para fazer backup de todos os dados e remover os sistemas para um local mais seco. Se não for algo que você possa prever, conte com os procedimentos de backup para recuperar os dados.

Roubo interno: nunca subestime o poder de um funcionário zangado. Uma pessoa terá as liberações corretas e o acesso pode excluir trechos de dados e destruir outras infraestruturas. Os dados também podem ser roubados. Não é um cenário comum, mas vale a pena agir para evitá-lo. Se um funcionário for demitido ou sair da empresa, todos os acessos, incluindo senhas e perfis, devem ser excluídos ou alterados imediatamente, e todos os dispositivos de trabalho entregues antes de sair. Se isso for negligenciado, pode se tornar um sério risco à segurança dos dados.

Corrupção de software: todos nós já passamos pela dor de ter um travamento de pacote de software que resulta em perda de dados – tempo e esforço desperdiçados que precisam ser refeitos. As falhas também podem ter efeitos invisíveis, como corromper outros dados e excluir arquivos. Isso pode até impedir que o software seja executado novamente, dependendo da gravidade da falha. Ajude a prevenir isso programando desligamentos, evitando quedas de energia espontâneas e incentivando a equipe a economizar trabalho regularmente. Muitos programas de software baseados em nuvem têm salvamento automático, o que pode ajudar a evitar esse tipo de perda de dados.

O que é backup de dados?

Fazer backup de dados significa salvar uma cópia deles em algum lugar diferente de seus dispositivos de trabalho diários. Também pode significar fazer cópias da infraestrutura. Ter esses dados atualizados regularmente significa que estará acessível para substituir quaisquer dados perdidos através dos meios descritos acima. Entender como os dados podem ser perdidos ajuda a enfatizar a importância do backup de dados para uma empresa. Existem quatro maneiras principais que você pode escolher para abordar sua estratégia de backup de dados. Trabalhe com seus especialistas de TI para determinar qual estratégia é a mais adequada para o seu negócio.

Backup local do servidor sem rotação da unidade

Essa é a configuração mais simples e geralmente é a forma como as pequenas empresas abordam sua estratégia de backup pela primeira vez. Todos os arquivos são copiados e salvos em um servidor que é mantido no mesmo local que os computadores de trabalho. Todos os dispositivos fazem backup apenas para aquele servidor. É uma ótima solução se arquivos ou registros individuais forem excluídos e precisarem ser recuperados, mas se o escritório pegar fogo, você perderá tudo.

Backup externo via hardware

Isso funciona da mesma forma que o primeiro exemplo, mas os dados são salvos em arquivos ou fitas removíveis que são removidos e armazenados fora do escritório. Como os dados são separados do escritório, há uma chance melhor de manter a integridade dos dados em caso de emergência. Existem algumas desvantagens neste método. Manter esse sistema pode ser complicado e lento. Mover as fitas e armazená-las fora do local pode ser caro e aumentar as considerações de segurança. O backup manual dos dados dessa maneira também pode ser atrasado ou não ter prioridade por funcionários ocupados.

Backup externo apenas para a nuvem

Em vez de armazenar cópias de dados no local, tudo é enviado a um centro de armazenamento remoto baseado em nuvem. Esses backups podem ser configurados para serem realizados automaticamente em intervalos regulares, para que haja uma chance reduzida de dias omitidos ou esquecidos. É relativamente rápido e o caminho que os dados percorrem entre os computadores e o servidor é criptografado e seguro. Os dados em si estão seguros quando mantidos em servidores em nuvem. A restauração dos dados pode levar algum tempo, mas as tarefas de recuperação menores não devem demorar. Restaurar um servidor completo pode levar um tempo significativo, mas os benefícios de segurança e confiabilidade tendem a compensar essas preocupações. As restaurações devem ser conduzidas fora do horário de expediente para reduzir quaisquer interrupções.

Combinação de backup local e externo

A opção final é operar com uma combinação dos dois tipos de backup de dados. Um servidor local pode ser usado para fazer backup junto com uma solução de armazenamento remoto segura baseada em nuvem. Por que isso seria uma boa escolha? Se houver uma catástrofe local em seu escritório, o armazenamento baseado em nuvem estará lá para manter seus dados seguros e poder ser restaurados posteriormente. O armazenamento no local manterá os mesmos dados. A proximidade permitirá que a recuperação de arquivos menores seja feita muito rapidamente e que a restauração de arquivos maiores seja alcançada mais rapidamente, se a perda não for causada por um impedimento físico, como incêndio ou inundação. É uma combinação de velocidade, localização e segurança. É sempre melhor ter mais cópias de dados do que você acha que vai precisar, mas você também precisa estar ciente e ser responsável pelo armazenamento e transmissão.

Dicas para facilitar o backup de dados corporativos

Fazer backup de um sistema pode levar tempo, especialmente se ele for grande. É melhor feito no final do dia, fora do horário.

Torne-o automático: muitos programas e sistemas operacionais podem ser comandados para fazer backup de sistemas automaticamente. Alguns programas são salvos na nuvem sempre que são feitas alterações, para que a cópia de backup seja a mais atualizada.

Agende: se você não pode fazer backup de tudo automaticamente, agende-o como uma parte não negociável da prática diária. Pode ser tentador atrasar e adiar, mas cada bit de dados que permanece sem cópia corre o risco de ser excluído e tornar-se irrecuperável.

Treine a equipe: transmita a mensagem à sua equipe de que fazer backup dos dados é fundamental. Dependendo da configuração da infraestrutura de TI de sua empresa, você pode coordenar backups centralmente ou pode ser necessário fazer backup de dispositivos individuais manualmente. Se for este o caso, peça aos funcionários que o façam antes de sair ao encerrar o expediente.

Plano de recuperação de desastres

Proprietários de negócios prudentes têm um plano de recuperação de desastre definido no caso de um hacking ou tentativa de violação de segurança cibernética. Da mesma forma, deve haver um plano de recuperação para orientar a equipe em uma situação de perda de dados. Salvar os dados é a primeira etapa. Ter um plano para recuperar os dados e implantá-los é o próximo.

Retenção de dados

Seja claro sobre onde seus dados estão armazenados e exatamente o que é feito o backup. Para recuperar uma perda catastrófica, você precisará de uma cópia de sua infraestrutura, não apenas de seus arquivos. A recuperação pode demorar – quanto tempo você pode ficar sem seus sistemas de TI? Isso influenciará seu objetivo de tempo de recuperação e ajudará você a entender de qual tecnologia e suporte você precisará para voltar a funcionar dentro do prazo exigido.

Capacidade de recuperação

Dependendo da situação, você pode precisar substituir o hardware e também os dados. Você também precisará de hardware para facilitar o processo de colocar tudo online novamente. Sua recuperação pode ser iniciada a partir do local de armazenamento dos dados temporariamente, mas precisará ser restabelecida em seu local de negócios o mais cedo ou mais tarde. Você tem o hardware disponível ou tem planos de adquiri-lo em curto prazo quando precisar dele?

Segurança

Certifique-se de que o processo de recuperação de dados seja seguro. Você precisará de conectividade sólida e bem protegida enquanto transfere grandes quantidades de informações confidenciais.

O planejamento é fundamental

Fazer backup dos arquivos regularmente é ótimo, mas o processo de recuperação de desastres pode ser complicado. Como você pode obter seus dados de volta e trabalhando para você o mais rápido possível? Faça um plano claro de como você abordará a situação. Se você não tiver certeza sobre como gerenciar ou facilitar o processo, fale com seus especialistas de TI locais. O teste também é importante, para que você não seja pego quando isso acontece, como restaurações de amostra em intervalos programados. Em tempos de crise, às vezes é mais fácil terceirizar a gestão do processo para uma equipe imparcial. Se possível, elabore o plano de recuperação com eles para que você tenha os mesmos objetivos claros em mente.

Sobre a NK3 IT, seu parceiro de backup de dados

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